Follow Us @soratemplates

18 May 2012

Tahap pencapaian : Cemerlang

IPM  telah menawarkan subjek yang lengkap dalam kursus kesetiausahaan khususnya subjek Trengkas yang begitu mencabar dan menguji ketahanan minda untuk menguasainya. Trengkas selalu digunakan oleh setiausaha sekiranya mengendalikan perkara-perkara penting dan sulit dalam sesebuah organisasi. Ia membantu dan mempercepatkan masa dalam sesuatu tugasan kerana ia melibatkan perkataan yang diguris secara ringkas yang berupa simbol dari pelbagai saiz serta sukar untuk difahami oleh orang lain.

Selain itu, sebelum mengikuti kursus di IPM saya tidak memiliki kemahiran menggunakan komputer dan tidak pernah belajar komputer di tempat lain. Saya tidak mengetahui fungsi-fungsi yang terdapat dalam program Microsoft. Kaedah yang digunakan untuk menaip juga agak lambat bagi menyiapkan sesuatu tugasan. DI IPM, saya telah mempelajari subjek Aplikasi Komputer. Awalnya, saya dapat mempelajari penggunaan kod jari dan fungsi yang terdapat pada papan kekunci untuk menaip secara cekap dan pantas. Lebih-lebih lagi dengan penggunaan mesin taip lama dalam pembelajaran juga membantu meningkatkan kecekapan menaip. Menerusi latihan yang dibuat, saya dapat menguasai 3 program Microsoft iaitu Word, Power Point dan Excel. Banyak perkara yang boleh diaplikasikan setelah mengetahui fungsinya, terutamanya dalam penggunaan “Mail-Merge” untuk membuat surat dan sampul surat, kad, pelan, slaid show, jadual, carta dan pengiraan. Ia amat memudahkan kerja saya terutamanya semasa menjalani latihan praktikal yang banyak menggunakan kaedah menaip surat menyurat di dalam komputer.

Saya juga ada mempelajari subjek-subjek lain seperti pentadbiran Pejabat, English Communication, Asas Perakaunan dan Motivasi Akhlak Kerjaya. Sewaktu mengikuti pembelajaran, saya ada mempraktikkan situasi-situasi seperti bekerja di pejabat apabila diarahkan untuk membuat mesyuarat dan minit, cara-cara menjawab panggilan tetefon, membuat memo, penyusunan fail dan sebagainya. Selain itu, penggunaan bahasa inggeris juga penting dalam pekerjaan kerana melibatkan syarikat-syarikat besar yang berurusan dengan pelabur luar seperti syarikat swasta. Asas perakaunan begitu penting bagi mengetahui untung/rugi sesebuah perniagaan. Jadi dengan mempelajarinya memudahkan saya untuk bekerja nanti. Tidak lupa juga, prinsip etika kerja dan nilai-nilai murni serta akhlak yang baik perlu diterapkan sewaktu bekerja nanti agar dihormati oleh orang lain.

Pengalaman lain yang tidak dapat saya lupakan apabila mengadakan aktiviti luar bersama kumpulan K2 & K3 2011 dan tenaga pengajar. Saya memikirkan bahawa melalui pelbagai aktiviti yang dibuat sebenarnya telah mendedahkan kita bagaimana cara untuk menguruskan sendiri sesuatu aktiviti atau majlis yang dibuat di dalam persatuan yang sebenarnya berlaku ditempat kerja nanti.

Namun segala yang belaku dapat dijadikan sebagai satu memori terindah yang tidak dapat dilupakan. Ucapan penghargaan dan terima kasih ditujukan khas kepada tenaga pengajar yang dikasihi iaitu Cik Farizan, Cik Adawiah, Encik Sharif, Tuan Haji Fauzi dan juga pengetua Tuan Haji Muhd Nasir di atas segala ilmu yang telah dicurahkan kepada saya. Sekian.


TESTIMONI LATIHAN INDUSTRI

Pertama kali saya melapor diri dan menjejakkan kaki di Majlis Daerah Pontian, saya berasa amat teruja untuk menjalani latihan praktikal di situ. Seawalnya, saya telah diberikan satu taklimat oleh Ketua Bahagian Pentadbiran Puan Junaidah Binti Kamal selaku Penolong. Pegawai Tadbir Majlis Daerah Pontian mengenai peraturan–peraturan yang perlu dipatuhi oleh pelajar praktikal semasa menjalani Latihan Industri di Majlis Daerah Pontian. Satu daripada perkara yang amat dititikberatkan adalah penjagaan masa kerja dan disiplin kerana ia sebenarnya produktiviti kerja yang telah diamanahkan kepada kita.

Banyak ilmu yang saya perolehi dalam tempoh 4 bulan menjalani latihan praktikal di Majlis Daerah Pontian, iaitu bermula dari 14 Nov 2011 sehingga 14 Mac 2012. Disamping itu, pelbagai dugaan dapat saya tempuhi dengan sabar dan yakin bahawa ianya memberi hikmah yang baik kepada saya kelak.

Sewaktu ingin menjalani latihan praktikal, saya telah ditempatkan di Bahagian Pentadbiran & Sumber Manusia. Saya diajar tentang cara bekerja yang biasa dilakukan di Unit Pentadbiran. Secara asasnya, saya telah diajar untuk menggunakan mesin fotostat dan mengendalikan mesin faks, serta kerja-kerja memfail surat-menyurat. Lebih-lebih lagi dengan kerja-kerja pemfailan, dapat memberi peluang kepada saya untuk mengenali sedikit sebanyak tentang pekerja-pekerja yang bekerja secara kontrak dan tetap dari pelbagai unit / jabatan / bahagian serta bilangan pekerja yang sedang berkhidmat di Majlis Daerah Pontian. Dengan ini memudahkan saya untuk berurusan dengan kakitangan dalam melakukan kerja-kerja berkaitan.

Selain itu antara perkara penting yang perlu diuruskan ialah persuratan. Segala penerimaan surat atau cek dalam pentadbiran perlu dicop terima dan direkod ke dalam buku “mel surat’ atau “buku cek” ini penting sebagai rujukan. Setelah itu, surat-surat akan dimasukkan ke dalam fail YDP atau setiausaha untuk di minit dan ditandatanganinya bagi tindakan  selanjutnya oleh unit  /jabatan / bahagian lain bagi menjawab surat atau menyelesaikan kes. Kemudian, surat-surat keluar akan dikelaskan mengikut unit / jabatan / bahagian, difotostat dan dihantar kepada ketua unit / jabatan / bahagian masing-masing. Tambahan lagi, banyak dokumen lain dapat dipelajari seperti Borang Perbelanjaan (T4), Borang Laporan Siap Kerja, Invois, Pesanan Kerajaan dan sebagainya yang berkaitan dengan Jabatan Kewangan.

Majlis Daerah Pontian juga sering mengadakan mesyurat-mesyurat seperti mesyurat bersama jabatan, mesyurat jawatankuasa penuh dan juga mesyurat yang melibatkan ahli-ahli majlis serta pihak luar bagi membincangkan isu-isu permasalahan yang berbangkit. Oleh itu, saya dapat belajar tentang cara dan kepentingan pihak pentadbiran memainkan peranan dalam menjaga dan mengatur jadual harian mesyurat, jemputan, kursus atau bengkel untuk tuan yang dipertua, tuan setiausaha atau wakilnya untuk menghadiri program tersebut. Saya juga berasa kagum apabila melihat Ketua Unit Pentadbiran saya mengarahkan kerani-keraninya menjalankan tugas secara cekap dan efisien, terutamanya dengan mengatur sesuatu majlis agar ia dapat berjalan dengan lancar.

Sepanjang menjalani latihan praktikal di Majlis Daerah Pontian, banyak pengalaman dan kenangan yang saya perolehi. Berikutan situasi pejabat yang amat kondusif di samping kakitangan-kakitangan yang beramah mesra dan memberikan layanan baik, membuatkan saya berasa selesa dan tidak segan untuk terus berada di situ. Saya juga amat besyukur kerana berkesempatan dapat membantu Ketua Unit Pentadbiran saya Puan Junaidah yang dikatakan amat serius dan tegas dalam kerjanya, tetapi banyak memberi saya peluang melihat cara beliau mengerakkan jentera pentadbirannya. Saya telah berpeluang untuk belajar tentang cara pemindahan gaji kakitangan awam dari Sistem Saraan malaysia (SSM) kepada Sistem Baru Perkhidmatan Awam (SBPA) pada mula-mula sistem ini diperkenalkan. Namun ia telah dibatalkan. Saya juga berpeluang di bawa oleh beliau ke Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor di Nusajaya yang bertanggungjawab menguruskan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Layanan yang diberikan oleh beliau amat baik dan saya berterima kasih kepadanya. Tidak lupa juga kepada rakan-rakan praktikal lain yang turut bersama-sama saya dalam membantu menyiapkan kerja-kerja pejabat.

REKOD PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI
Komen Ketua Kerani/Penyelia

Seorang pelajar yang agak pendiam tetapi sangat rajin dan cekap dalam melaksanakan tugas dan patuh kepada arahan yang diberikan.

Puan Junaidah Binti Kamal
Jabatan Khidmat Pengurusan
(Bahagian Pentadbiran)
Penolong Pegawai Tadbir N 27
Majlis Daerah Pontian.

Komen Ketua Jabatan

Tahap pencapaian :  Cemerlang

Nor Syazlan Bin Abd Razak
Setiausaha Majlis Daerah Pontian

NOR SAHIDAH BINTI RAHIM
MEI 2011 – OKT 2011


No comments:

Post a Comment